Les 3 étapes pour choisir un nouvel outil

Introduction

Vous souhaitez mettre en place un nouvel outil auprès de vos équipes mais vous ne savez pas comment aborder la phase de benchmark face à tous les choix disponibles ? Ou dans l’optique de réduire vos coûts, vous souhaitez mettre en concurrence un de vos outils lors du renouvellement pour obtenir un tarif plus avantageux ?

👉 Avec cet article, nous vous guidons en 3 étapes pour effectuer votre benchmark et choisir l’outil qui vous conviendra le mieux.

Etape 1 : Analysez vos process existants et définissez vos priorités

Avant de vous lancer tête baissée dans un benchmark d’outils, il est important de bien déterminer votre besoin en analysant vos process existants afin d’identifier clairement (1) ce que vous souhaitez améliorer et/ou (2) ce qu’il vous manque.

Nous vous recommandons d’interviewer vos collaborateurs (= les utilisateurs finaux) à travers des interviews qualitatifs (en 1-1) ou quantitatifs (par un questionnaire) sous les trois angles suivants :

1. L’automatisation (ex : les process sont-ils suffisamment automatisés ?) ;
2. La qualité de la donnée et des dashboards de performance (ex : votre collaborateur peut-il suivre facilement ses performances et prendre des actions ?);
3. L’accès aux informations clés (ex : lors de la préparation d’une réunion client, les données et les informations sont-elles facilement disponibles ?)

👉 Cette phase peut prendre plusieurs jours voire semaines en fonction de la taille de votre organisation mais elle est importante pour avoir une vue sur l’état actuel de vos process 🕵️‍♀️.

Il est maintenant temps de les formaliser et de les résumer pour ensuite définir les chantiers les plus prioritaires. En les définissant, cela vous donnera de la visibilité sur les fonctionnalités les plus importantes dans votre contexte lors de votre benchmark.

Nous vous recommandons de formaliser une matrice de priorité qui sera complétée par vos collaborateurs interviewés et/ou leur manager avec :

• Le besoin identifié par votre audit ;
• Le poids d’importance défini par vous-même de 1 à 5 (mais caché de vos collaborateurs afin de ne pas biaiser leur choix) ;
• L’importance selon vos collaborateurs de 1 à 5 (1 : peu important vs. 5 : très important)

👉 Vous avez maintenant une vue précise des besoins priorisés pour vos équipes, ce qui va vous permettre de définir la liste de vos besoins / fonctionnalités lors de votre benchmark.

Etape 2 : Définissez les outils et les fonctionnalités recherchées

Vous êtes au clair sur votre besoin : vous pouvez donc entamer votre recherche de nouvel outil.

Une fois que la liste des outils sélectionnés est définie pour avancer, vous pouvez les contacter afin de prévoir des démos personnalisées.

Afin de vous accompagner dans votre choix, nous vous proposons un framework de benchmark sous les 5 angles suivants :

1. Fonctionnalités - Score basé sur la présence de fonctionnalités clés demandées par les utilisateurs finaux ;
2. Utilisation - Facilité d’utilisation et de navigation de la plateforme et des intégrations disponibles pour s’intégrer à votre stack d’outils ;
3. Implementation - Facilité et durée d’implementation, et d’administration de l’outil ;
4. Service client - Qualité du service client (CSM dédié, FAQ, formations, etc.) ;
5. Budget

👉 Vous pouvez donc définir par catégorie la liste exhaustive de chaque item et les noter par rapport aux démos effectuées avec les fournisseurs et le test effectué par vos utilisateurs de la plateforme (et oui, c’est souvent possible en le demandant).

👉 Ce qui va vous permettre d’avoir une table finale avec une note par catégorie par outil :

Etape 3 : Démarrez la négociation et faites votre choix 🍾

Vous avez maintenant une vue précise et rationnelle des outils que vous avez testé et qui ont été approuvés par vos équipes. Bien que la méthodologie expliquée permet de faire un choix plutôt rationnel, il est évident que le passage à l’acte d’achat reste émotionnel.

Dans votre prise de décision, d’autres éléments sont aussi à prendre en compte comme la qualité des échanges que vous avez pu avoir avec votre commercial /CSM ou directeur commercial, la vision de l’entreprise, la roadmap produit qui permet aussi de comprendre comment cet outil va pouvoir accompagner votre croissance et vos futurs enjeux.

👉 Vous avez toutes les cartes en main pour faire votre choix !

Il ne reste plus qu’à rentrer dans la phase de négociation du pricing et pour vous accompagner sur cette démarche, nous vous recommandons notre article sur ce sujet.