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En 2023, comment reprendre le contrôle de vos dépenses de logiciels SaaS ?

Avec le contexte économique actuel, l’optimisation des coûts est devenue une priorité pour chaque entreprise en 2023. Un centre de coût important à analyser en priorité est l’abonnement aux logiciels SaaS. A travers cet article, nous vous proposons ainsi une méthodologie en 3 étapes afin de mieux contrôler la gestion de ces dépenses.

⚒️ Préambule

Avec le contexte économique actuel, nous sommes entrés de plein fouet dans une ère d’incertitude dont la sévérité et l’issue s’avèrent difficile à anticiper. Afin de s’y préparer, nombreuses sont les entreprises, en particulier dans la tech, qui ont décidé de réduire leurs coûts, passant en revue toutes leurs OpEx, et allant jusqu’à réduire leurs effectifs.

Un centre de coût important à analyser en priorité est l’abonnement aux logiciels SaaS.

En effet, d’après une analyse faite par Sastrify :

99% des entreprises possèdent au moins un logiciel SaaS et en moyenne 96 outils, ce qui correspond à $675B en moyenne de dépenses totales en 2022.

Malgré tout, les entreprises doivent nécessairement continuer à gagner en efficacité et l’utilisation de logiciels SaaS reste essentiel à leur bon fonctionnement.

👉 À travers cet article, nous allons vous accompagner afin d’établir une méthodologie qui vous permettra de reprendre le contrôle de vos dépenses en logiciels SaaS.

Etape 1 - Analyser et identifier les principaux drivers de coûts

Pour cette première étape, vous allez devoir travailler conjointement avec votre équipe Finance afin de récupérer la projection sur la•es prochaine•s année•s de :

  • Evolution du nombre d’employés par métier Revenue (Marketing, Sales, Customer Success, Support) ;
  • Evolution de la base clients ;
  • Evolution des nouveaux clients à acquérir ;

Pour chaque outil, indiquez la projection du coût en fonction de pricing négocié initialement, la périodicité et la date de renouvellement.

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💡 Il existe aujourd’hui différents modèles de pricing mais de plus en plus de logiciels évoluent vers un pricing basé sur l’usage (ex: vol. d’utilisateurs actifs ou sur la consommation utilisée) afin d’associer le coût avec le succès du client.

👉 Vous avez maintenant une vue exhaustive de votre stack d’outils et du budget total, ce qui vous permet d’identifier clairement vos top 10 outils les plus coûteux sur l’année.

Etape 2 - Analyser l’usage et vos besoins futurs

Intégrer uniquement la projection des équipes et du business ne suffit pas : il faut aussi inclure dans la discussion les principaux décisionnaires de chaque outil (ex : administrateur, business leaders, etc..) afin d’identifier les besoins futurs.

Afin de vous aider, il faut impérativement analyser ce qu’il s’est passé sur les 12 derniers mois en terme d’usage et d’évolutions.

Il faut répondre aux questions suivantes :

Avez-vous fait évoluer l’outil au cours de l’année ? (upsell, downsell, cross-sell) Avez-vous fait évoluer les équipes utilisatrices de l’outil ? Avez-vous utilisé un outil à la place d’un autre ?

💡 N’hésitez pas à contacter directement votre fournisseur afin de récupérer le maximum d’informations sur votre usage.

C’est le moment idéal pour challenger vos différents stakeholders sur leurs besoins et identifier les besoins nice-to-have vs must-have.

C’est aussi le moment de sélectionner un outil parmi plusieurs quand certains sont en concurrence (ex : faible utilisation d’un outil de forecasting car utilisation d’un modèle Excel, ou d’une fonctionnalité CRM, en parallèle).

👉Vous avez maintenant une meilleure visibilité sur votre usage passé vs ce que vous avez dépensé et vos besoins futurs.

Vous pouvez désormais supprimer les licences non utilisées et de challenger l’utilisation des équipes qui ont un faible usage, voire un non-usage, des outils.

👉 Vous avez maintenant une vision objective de votre utilisation à date et de votre besoin futur, vous pouvez donc entamer vos négociations.

💡 Nous vous conseillons de faire cette exercice au moins 3 mois avant la date de renouvellement de votre contrat.

Etape 3 - Comprendre les différents leviers de négociation

S’engager sur des périodes plus longues et sur des volumes plus élevés permettent d’avoir un meilleur prix unitaire ou un discount plus élevé.

En fonction de votre approche et de votre besoin, votre levier de négociation sera différent :

  • Un nouvel outil où vous souhaitez garder une flexibilité en terme de volume de licence et de périodicité vous dirigera naturellement vers un plan mensuel avec plus de chances de payer le prix catalogue.
  • Un outil où vous souhaitez vous engager sur 2-3 ans vous permettra une plus grande marge de manoeuvre de négociation mais pour cela, il faudra anticiper et forecaster votre croissance. Soyez conservateur sur votre plan de croissance afin de garder une possibilité de racheter en bulk si nécessaire.

💡 En moyenne, chaque année supplémentaire de renouvellement permet d’avoir une réduction entre 5% et 15%.

Lorsque vous entamez votre négociation, demandez toujours plusieurs scénarios possibles afin d’avancer dans les négociations (ex : renouvellement de 1 vs 2 ans, x vs y volume de licences en plus).

💡 Une négociation effectuée en fin d’exercice fiscal de votre fournisseur vous permettra dans une grande majorité des cas d’obtenir des conditions préférentielles face à son besoin de closer rapidement : discount plus élevé, licences supplémentaires, features additionnelles, etc.

Voici quelques points d’attention à avoir lors de votre négociation de contrat :

  • Attention aux outils dont le pricing se base sur un usage tel qu’un volume de dépenses ou de visites et qui peut fluctuer en fonction de la période et donc connaitre des pics au cours de l’année. Essayez de le prévoir et de l’inclure dans votre négociation. Pourquoi pas, de négocier un roll-over de l’usage payé mais non utilisé sur les autres mois.
  • Attention au renouvellement automatique qui peut entrainer des mauvaises surprises. Cela peut paraître simpliste comme conseil, mais les cas de mauvaise anticipation sont légion ! Dans tous les cas, il est important de vous préparer un calendrier et de mettre des alertes au moins 3 moins avant la date de renouvellement afin d’être mieux préparé.

Le dernier levier (et aussi le plus efficace) de négociation reste celui de pouvoir comparer l’outil utilisé avec ses concurrents : benchmark, discovery calls, devis… il faut mettre en concurrence tout outil utilisé au sein de l’entreprise. Il s’agit d’une démarche saine : c’est un levier qui nécessite du temps et une préparation importante, mais qui est une étape indispensable à la maitrise des coûts des logiciels SaaS. Un article sur ce sujet est en cours d’écriture.

👉 Vous avez été rigoureux et exhaustif, vous avez pris le temps, et vous avez anticipé le renouvellement : vous avez eu toutes les cartes en main pour réussir votre négociation.

🔑 Pour aller plus loin

Chaque logiciel SaaS a été obtenu pour répondre à un besoin à un instant t, pour un nombre de personnes n, et à un prix p. L’erreur principale est de penser que ces trois paramètres resteront les mêmes tout au long de la vie de l’entreprise. Il est impératif de remettre régulièrement en question l’utilisation qui est faite de chaque outil, afin d’en optimiser le coût.

Au delà de bien négocier vos contrats, il est primordial de suivre le ROI et l’adoption de vos différents outils. Un article sur ce sujet est en cours d’écriture.